Przygotowanie się do kontroli z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wymaga dokładnego zaplanowania działań oraz zebrania niezbędnych dokumentów. Każde gospodarstwo rolne lub firma działająca w sektorze rolniczym musi zwrócić szczególną uwagę na gotowość merytoryczną i organizacyjną, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji finansowych czy prawnych.
Znaczenie kontroli ARiMR dla gospodarstwa rolnego
Kontrole prowadzone przez ARiMR mają na celu weryfikację prawidłowości wykorzystania środków publicznych oraz przestrzegania obowiązujących przepisy. Audytorzy sprawdzają m.in. koszty kwalifikowalne, sposób realizacji inwestycji i prowadzenie ewidencji. Dobrze przeprowadzona inspekcja może potwierdzić rzetelność prowadzonego biznesu rolnego i zabezpieczyć prawo do otrzymania kolejnych subwencje.
Rolnik musi być świadomy korzyści, jakie płyną z prawidłowo przeprowadzonej kontroli: wzmocnienie pozycji przy składaniu wniosków, szybka reakcja na zmieniające się wymagania oraz minimalizacja ryzyko utraty dofinansowania. Z drugiej strony, nieprzygotowanie może skutkować koniecznością zwrotu środków, nałożeniem kar finansowych czy ograniczeniem dostępu do kolejnych programów pomocowych.
Przygotowanie dokumentacji i ewidencji
Podstawą każdej kontroli jest kompletna i przejrzysta dokumentacja. Powinna ona objąć:
- wnioski o płatności bezpośrednie i projekty inwestycyjne,
- księgi przychodów i rozchodów oraz faktury zakupu materiałów,
- dokumenty potwierdzające zakup środków produkcji,
- zaświadczenia z PPK i potwierdzenia wycofania środków na cele rolne,
- protokoły z wcześniejszych kontroli i opinie biegłych.
Korzystnym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencjonowanie w systemie elektronicznym, co przyspiesza proces wyszukiwania potrzebnych danych i redukuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego zapisywania.
Warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za gromadzenie dokumentów i kontakt z kontrolującymi. Zaproponowanie audytorom przejrzystego układu teczek czy folderów może pozytywnie wpłynąć na przebieg wizyty kontrolnej.
Zasady przeprowadzania kontroli na miejscu
Inspektorzy ARiMR przyjeżdżają na gospodarstwo według uprzednio ustalonego harmonogramu. Często kontrola miejscowa odbywa się z wizualnym oglądem obiektów, maszyn oraz upraw. Warto przed wizytą:
- przygotować plan zagospodarowania terenu wraz z zaznaczeniem obszarów inwestycji,
- udostępnić miejsce do pracy zespołowi kontrolującemu,
- zapoznać się z listą pytań i dokumentów potrzebnych podczas inspekcji,
- zapewnić obecność osób znających szczegóły przedsięwzięcia.
Podczas kontroli należy dbać o kulturalny dialog i współpracę. Audytorzy cenią sobie przejrzystość działań – szybkie udostępnienie faktur czy umożliwienie obejrzenia szklarni czy hodowli podkreśli naszą rzetelność.
Najczęstsze nieprawidłowości i jak ich unikać
W praktyce rolniczej kontrolerzy najczęściej wykrywają:
- niekompletne lub nieczytelne faktury,
- rozbieżności między zgłoszonym a faktycznym stanem zasiewów,
- brak potwierdzeń płatności za wydatki,
- niedostosowanie zakupionych maszyn do zadeklarowanego celu,
- złe rozliczanie środków trwałych.
Aby uniknąć takich błędów, warto wprowadzić kontrole wewnętrzne przed złożeniem dokumentów. Regularne przeglądy księgowe lub zewnętrzny audyt pozwolą wychwycić uchybienia w terminie i skorygować je przed wizytą ARiMR.
Szkolenia dla pracowników gospodarczych dotyczące przepisów oraz zasad prowadzenia dokumentacji będą inwestycją, która pozwoli zminimalizować ryzyko poważnych nieprawidłowości.
Reakcja na uwagi i działania naprawcze
W trakcie kontroli kontrolerzy mogą wskazać niezgodności. Istotne jest, aby niezwłocznie przystąpić do działań naprawczych. Krok po kroku:
- sporządzenie protokołu wyjaśniającego przyczynę nieprawidłowości,
- przygotowanie dowodów potwierdzających poprawne wykorzystanie środków,
- wdrożenie korekt księgowych i aktualizacja ewidencji,
- złożenie odwołania w określonym terminie, jeśli nie zgadzamy się z ustaleniami,
- monitoring wdrożonych zmian, by zweryfikować ich skuteczność.
Skuteczne reagowanie na wyniki inspekcji to często szansa na uzyskanie dodatkowego wsparcie i uniknięcie sankcji. Dokumentując wszystkie kroki naprawcze, wykazujemy chęć współpracy i dbałość o zgodność z zasadami ARiMR.
